デキるね!と思われたい、あなたへ 忘年会や歓迎会で使える社内文書の書き方

忘年会や歓迎会などの幹事を頼まれた際に、参加者に対してメールなどで案内をすると思います。

その際に必ず記載しておかなければならないこと、また社内文書を送る際に注意しなければならないことなど、油断していると忘れてしまいそうなことが多々あります。

今日は社内文書の書き方について紹介して行きます。

文書

まずは社内文書を作成する際に必ず記載しておかなければならないことがあります。

日時 
場所 
会費 
開催場所の詳細(地図などあればベターです)
出欠の返答期限 

この5項目は最低限必要です。

この中で特に注意しなければならないのが、開催場所です。

比較的若い世代はスマホなどで住所検索できますが、年配の方はスマホでない方もいますので、簡単な地図などあれば一緒に添付しておきましょう。

また今回のように沢山の人に対して、社内でメールを送る際はメール順は上席者から順に書いていくのも忘れないようにしましょう。

メールを送信する際は、参加者などに女性やお互い面識がない方たちがいる場合などは、BCCを使い送信するようにして下さい。
もしこのメールで参加女性のアドレスなどが漏れた場合、嫌な思いをさせてしまうことになりかねませんので、十分注意してください。

忘年会案内の例文

それでは、実際に例文を紹介します。

各位

皆さまお疲れ様です。
この度、社内忘年会を下記の日程で開催することになりました。
お忙しい中とは思いますが、出欠のご回答をお願い致します。

出欠回答〆切:12月○日 17:00

1 日時 12月○日 19:00~

2 場所 居酒屋「○○○」 住所東京都○○区○○~
 
  お店のHP http://○○○○~
  お店の地図 http://△△△~
お店の地図は添付ファイルでも確認出来ます

3 参加費 3,000円

4. 出欠のご回答はこちらにお願いします。
  ○△○△@○×△.co.jp

出欠は12月○日17時までにお願いします。
なお会費は後日、12月○日に集金致しますので宜しくお願いします。

歓迎会案内の例文

続いて歓迎会の案内の例文です。

各位

皆さまお疲れ様です。
この度、○月に入社される△△さんの歓迎会を下記の日程で開催致します。
ご多忙の中お手数ですが、出欠のご回答をお願いします。

出欠回答〆切:○月○日 17:00

1 日時 ○月○日 19:00~

2 場所 ダイニングバー「○○」 住所東京都○○区○○~
  お店のHP http://×××~
  お店の地図 http://○×△~
お店の地図は添付ファイルでも確認出来ます

3 参加費 2500円

4. 出欠のご回答はこちらにお願いします。
  ○○○@○△×.co.jp

出欠は○月○日17時までにお願いします。
なお会費は現地にて開始前に集金致しますので、宜しくお願いします。

伝達事項を分かりやすく伝えよう

今回のようにメールなどで案内文を作成することは頻繁にあることです。
慣れている方なら、簡単なことですが、初めての方には意外と面倒だったりもすると思います。

特に新入社員や若手の場合には、これがきちっとできていれば、「お、なかなかしっかりしてるじゃない?」と、それだけで株があがることは間違いありません。

注意しなければならないことや伝えなければならないことを忘れなければ、そこまで堅苦しく考えることもないと思います。

また一度作成してしまえば、あとは内容を変えれば他の時にも使えますので、今回の記事を参考に作成してみて下さい。